Najwyższa Izba Kontroli

 

Delegatura w Białymstoku

 

PROTOKÓŁ KONTROLI

Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym w Kolnie

 

luty - marzec 2004 rok

 

przeprowadzonej w Powiatowym Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym w Kolnie (kod: 18 -500) ul. 11 Listopada l regon: 450671071, zwanym dalej “Funduszem" lub “PFGZKiG"

Kierownikiem (dysponentem) PFGZGiK jest Starosta Kolneński Pan Stanisław Wiszowaty od dnia 20 listopada 2002 roku.

Kontrolę przeprowadził Janusz Zawirski - starszy inspektor kontroli państwowej z Delegatury Najwyższej Izby Kontroli w Białymstoku, na podstawie upoważnienia do kontroli nr 42581 z dnia 24 lutego 2004 roku, w okresie od 25 lutego do 18 marca 2004 roku.

(Akta kontroli, str. l).

Kontrolą objęto wykonanie planu finansowego Funduszu w 2003 roku.

W toku kontroli ustalono, co następuje:

 

1. Prawidłowość stosowanych zasad rachunkowości oraz rzetelność prowadzonej ewidencji finansów o-księgow ej Funduszu.

        Z przedłożonej kontrolerowi dokumentacji Funduszu dotyczącej stosowanych zasad rachunkowości wynika, że Starosta Kolneński zarządzeniem nr 11/99 z dnia 27 lipca 1999 roku, wydanym na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2002 roku. Nr 76, póz. 694 ze zm.), wprowadził w Starostwie (w tym także w PFGZGiK) obowiązujące zasady rachunkowości wynikające z ww. ustawy o rachunkowości oraz z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego (...) (Dz. U. Nr 153, póz. 1752). W dokumencie tym zawarto podstawowe zasady rachunkowości, o których mowa m. in. w art. 10 ust. l ww. ustawy o rachunkowości, określające m. in.:

        Zarządzeniem nr 24/2000 Starosty Kolneńskiego z dnia 31 marca 2000 roku, opracowanym na podstawie art. 10 ustawy o rachunkowości oraz § 10 zarządzenia nr 46 Ministra Finansów z dnia l sierpnia 1995 roku w sprawie szczegółowych zasad prowadzenia rachunkowości oraz jednolitych planów kont (...), ustalono zakładowy plan kont - obejmujący m. in. wykaz kont księgi głównej dla budżetu powiatu oraz przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń (w tym dotyczących Funduszu) opracowane według “Komentarza do planu kont dla państwowych i samorządowych jednostek budżetowych i ich gospodarstw pomocniczych oraz zakładów budżetowych" autorstwa Marii Augustowskiej (wydanie VI z 2000 roku). Zakładowy plan kont został uaktualniony zarządzeniem starosty nr 16/2001 z dnia 31 grudnia 2001 roku wg zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego (...). (Dz. U. Nr 153, póz. 1752). Aktualizacja ta nie dotyczyła Funduszu. (Akta kontroli, str. 32 - 41)

        Uchwałą Zarządu Powiatu Kolneńskiego nr 138/187/02 z dnia 23 października 2002 roku wprowadzono instrukcję kontroli wewnętrznej, w której ustalono, m. in. że: w ramach powierzonych zadań kontrolę wewnętrzną w Starostwie i jednostkach organizacyjnych przeprowadzają upoważnieni pracownicy Starostwa, a w szczególności pracownicy:

- Wydziału Organizacyjnego w zakresie zgodności działania z prawem, dyscypliny pracy, prawidłowości funkcjonowania wydziałów oraz jednostek organizacyjnych powiatu,

- Wydziału Finansowego w zakresie prawidłowości gospodarowania środkami budżetowymi i kredytami oraz prowadzenia rachunkowości w jednostkach organizacyjnych powiatu,

- wchodzący w skład zespołów kontrolnych powoływanych przez Starostę do przeprowadzenia konkretnej kontroli (np.: placówek oświatowych) lub pracownicy innychwydziałów w ramach wydanych przez Starostę upoważnień.

W dokumencie tym ustalono także, że sekretarz powiatu ponosi odpowiedzialność za przygotowanie i przeprowadzenie kontroli, prawidłowe wykorzystanie wyników kontroli oraz egzekwowanie wykonania wniosków i zaleceń pokontrolnych. Stwierdzono również, że kontrole wewnętrzne przeprowadza się zgodnie z rocznym planem kontroli. W planie na lata 2002 - 2004 nie przewidziano kontroli Funduszu. (Akta kontroli, str. 42 - 48).

        W Starostwie nie powołano audytora wewnętrznego, ponieważ zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2002 roku w sprawie określenia kwot przychodów oraz wydatków środków publicznych dokonywanych w ciągu roku kalendarzowego, których przekroczenie powoduje obowiązek prowadzenia audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 234, póz. 1970) - nie ma takiego obowiązku, gdyż kwota przychodów i wydatków w 2003 roku nie przekroczyła obowiązującego progu 35.000.000 zł. Wykonanie dochodów w 2002 roku wyniosło 16.754.055 zł, a wydatków 16.776.210 - zł, natomiast w 2003 roku wielkości te wyniosły odpowiednio: 13.576.370 zł i 13.378.439 zł . W latach 2001 - 2003 były dwie zewnętrzne kontrole Funduszu, i tak:

• w n kwartale 2001 roku Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku przeprowadziła m. in. kontrolę gospodarki finansowej Funduszu. Kontrola ta nie wykazała nieprawidłowości i tym samym nie wydano zaleceń pokontrolnych z tego zakresu-

• w listopadzie 2003 roku Wojewódzki Inspektor Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego w Białymstoku przeprowadził kontrolę prawidłowości wydatkowania przyznanej w grudniu 2002 roku dotacji celowej w kwocie 25.000 zł na wyposażenie Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w urządzenia i oprzyrządowanie niezbędne do prowadzenia zasobu oraz na tworzenie numerycznej bazy ewidencji gruntów i budynków. Kontrola ta potwierdziła właściwe wykorzystanie i rozliczenie ww. dotacji.

(Akta kontroli, str. 49 - 52).

1.1. W zakresie całego budżetu powiatu prowadzone są - w zapisie komputerowym -następujące księgi rachunkowe: księga główna, księgi pomocnicze odnoszące się do wyodrębnionych z budżetu powiatu rodzajów działalności takich jak: PFGZGiK, Powiatowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej lub Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, dzienniki obrotów oraz zestawienia obrotów i sald dotyczące księgi głównej i ksiąg pomocniczych. Natomiast w przypadku księgowania dokumentów Funduszu (także w zapisie komputerowym) prowadzone są: księga pomocnicza, dziennik obrotów oraz zestawienie obrotów i sald, o których mowa w art. 13 ust. l ustawy z dnia 29 września o rachunkowości.

        Dokonana przez kontrolera analiza dowodów księgowych i prowadzonych ksiąg rachunkowych Funduszu wykazała, że:

a) wszystkie zbadane dowody księgowe (tj. faktury VAT, dowody wpłat i przelewy) z czerwca (261) i grudnia (363) 2003 roku były sporządzane wg zasad określonych w art. 21 ust. l i art. 22 ust. l ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, i tak:

• 146 faktur VAT wystawionych w czerwcu na kwotę 16.056,36 zł i 229 w grudniu 2003 roku na sumę 59.092,53 zł na rzecz PFGZGiK za wykonane usługi o łącznej wartości 75.148,89 zł, sporządzono wg jednakowego (komputerowego) wzoru-Faktury te zawierały: numer oznaczony narastająco, określenie stron (tj. wystawcy -Starostwo Powiatowe w Kolnie i nabywcy), wyszczególnienie rodzaju i ilości wykonanych usług, ceny jednostkowej i łącznej wartości tych usług, datę wystawienia, podstawę prawną wyliczenia należności, tj. rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 14 listopada 2000 roku w sprawie wysokości opłat za czynności geodezyjne i kartograficzne (...) (Dz.U. Nr 115, póz. 1209) oraz pieczątkę imienną i podpis wystawiającego fakturę. Na dowodach tych nie było żadnych skreśleń i poprawek. Wszystkie faktury - zgodnie z zasadą memoriału wynikającą z art. 6 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości - były księgowane na bieżąco niezależnie od terminu zapłaty, tj. najpóźniej ostatniego dnia miesiąca, w którym były wystawione. Przykładowo: dwie faktury VAT Ar 69S)i 699 z dnia 29 grudnia 2003 roku na kwotę 375,82 -ń (dotyczące jednego kontrahenta) zaksięgowano w dniu 29 grudnia 2003 roku w pozycji księgowej PK 868 - mimo, iż zostały opłacone w dniu 12 stycznia 2004 roku, a fakturę VAT nr 1364 z dnia 11 grudnia 2003 roku na kwotę 138,45 zł zaksięgowano 15 grudnia 2003 roku w pozycji księgowej PK 771 - mimo, iż została opłacona 7 stycznia 2004 roku;

• w czerwcu dokonano na rzecz Funduszu 105 wpłat na sumę 7.360.46 zł, a w grudniu 114 na kwotę 14.579,57 zł. Potwierdzeniem ich są dowody wpłat, w których każdorazowo wyszczególniono: nazwę, adres i konto odbiorcy (Starostwo), nazwę i adres zleceniodawcy, kwotę wpłaty oraz tytuł płatności. Każda wpłata została potwierdzona (na dowodzie wpłaty) przez właściwy bank;

• 10 przelewów z czerwca i 20 z grudnia 2003 roku na łączną kwotę 68,485,94 zł, oprócz danych zawartych w dowodach wpłat, zawierało także numer konta bankowego zleceniodawcy. Przelewy te dotyczyły wpłat należności za wykonane usługi na rzecz Funduszu;

(Akta kontroli, str. 53 - 56);

b) w księdze pomocniczej Funduszu prowadzonej na bieżąco dla trzech kont, tj.; konta 135 -rachunek środków Funduszu (służącego do ewidencji środków pieniężnych), 201 -rozrachunki z kontrahentami (ewidencja należności poszczególnych kontrahentów i zobowiązań) i konto 853 - fundusz pozabudżetowy (przeznaczonego do ewidencji stanu zmniejszeń i zwiększeń), zawarto - wg zasad zapisanych w art. 23 ust. l i 2 ustawy o rachunkowości - w porządku chronologicznym:

• daty przeprowadzonych operacji księgowych,

• obroty zwiększające stany kont, zapisane po stronie Winien (Wn) konta 135 i 201 i po strome Ma konta 853,

• obroty zmniejszające stany kont zapisane po strome Ma kont 135 i 201 i po stronie Wn konta 853,

• zapis na koncie przeciwstawnym (dla konta 135 - na koncie 853 lub 201, dla konta 201 - na koncie 135 lub 853 i dla konta 853 - na koncie 135 lub 201), zawierający także krótki opis operacji (np: wpływy z wyrysów lub wypisów, opłata faktur przychodzących i wychodzących, czy wpływ odsetek bankowych), nazwę kontrahenta (w przypadku zapisów na koncie 201),

• saldo (narastające od początku roku) na poszczególnych kontach,

• wyszczególnienie - narastająco od początku roku - numeru pozycji księgowej (zapisanego na druku PK - polecenie księgowania, zawierającego część operacji księgowych z danego dnia) i numerów poszczególnych dokumentów (dowodów) księgowych podporządkowanych danej pozycji księgowej (np.: przelewów, dowodów wpłat i faktur). Dokonana przez kontrolera analiza wszystkich (58) poleceń księgowania z czerwca 2003 roku (od numeru 324 do 382) obejmujących: 146 faktur opłaconych na rzecz Funduszu oraz 105 dowodów wpłat i 10 przelewów za wykonane usługi wykazała, że: zawarte w tych dokumentach zapisy są zgodne z operacjami wykazanymi na poszczególnych kontach księgi pomocniczej. Przykładowo: pierwszy zapis księgowy w księdze pomocniczej (po strome Wn konta 135 i po stronie Ma konta 853 i konta 201) dokonany w dniu 2 czerwca 2003 roku, dotyczący sumy dziewięciu wpłat (potwierdzonych dowodami wpłat i jednym przelewem) należności w wysokości 749,20 zł z tytułu wykonanych wypisów i wyrysów - ma potwierdzenie w pozycji księgowej nr 324 i 325 z dnia 2 czerwca 2003 roku i zawartych w niej dokumentach księgowych (dowody wpłat i przelew) oznaczonych numerami od 1256 do 1264 i 1265. Natomiast ostatni zapis w tej księdze (po stronie Wn konta 853 i po stronie Ma konta 201) z dnia 30 czerwca 2003 roku, dotyczący przekazania przelewu redystrybucyjnego na rzecz Wojewódzkiego i Centralnego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym w wysokości 8.853,84 A ma potwierdzenie w pozycji księgowej nr 382 z dnia 30 czerwca 2003 roku i zawartych w niej dokumentach księgowych oznaczonych numerem 1479 (nota księgowa);

(Akta kontroli, str. 57 - 137),

c) w dzienniku obrotów wyszczególniono: liczbę porządkową, datę dekretacji (księgowania), numer pozycji księgowej, numery kont (135, 201 i 853 w zależności od rodzaju operacji księgowej), obroty strony Wn i Ma oraz obroty narastająco po stronie Wn i Ma, a także treść danej operacji, np.: wpływy z wypisów i wyrysów, czy opłata danej faktury na rzecz Funduszu. Dokonana przez kontrolera analiza wszystkich poleceń księgowania od numeru 324 do 382 z czerwca 2003 roku wykazała, że: zawarte w tych dokumentach zapisy odzwierciedlają operacje ujęte w dzienniku obrotów od liczby porządkowej 610 do 691. Przykładowo: opisany powyżej pierwszy zapis księgowy w księdze pomocniczej (po stronie Wn konta 135 oraz po strome Ma konta 853 i 201) dokonany w dniu 2 czerwca 2003 roku, dot. należności w wysokości 749,20 zł z tytułu wykonanych wypisów i wyrysów, ma potwierdzenie w zapisie dziennika obrotów pod liczbą porządkową 610 i 611. Zapis ten zawiera: datę operacji - 2 czerwca 2003 roku, numer pozycji księgowej -324 i 325, zapis kwoty 749,20 zł po stronie Wn konta 135 i po stronie Ma konta 853 (kwota 605,28 zł) oraz po stronie Ma konta 201 (143,92 zł), stan obrotów po dokonanej operacji strony Wn i Ma - 317.465,70 zł oraz wyszczególnienie treści operacji - wpływy z wypisów i wyrysów. Natomiast ostatni zapis w księdze pomocniczej (po stronie Wn konta 853 i po stronie Ma konta 201) z dnia 30 czerwca 2003 roku, dotyczący naliczenia wysokości przelewu redystrybucyjnego w kwocie 8.853,84 A, ma także potwierdzenie w zapisie dziennika obrotów pod liczbą porządkową 691. W zapisie tym wyszczególniono: datę operacji - 30 czerwca 2003 roku, numer pozycji księgowej - 382, zapis kwoty 8.853,84 zł po stronie Wn konta 853 i po stronie Ma konta 201, stan obrotów po dokonanej operacji strony Wn i Ma - 345.253,70 zł oraz wyszczególnienie treści operacji

• naliczenie odpisu w wysokości 20% przychodów II kw. 2003 roku. W ten sam sposób zapisane są wszystkie pozostałe (81) operacje z tego miesiąca. (Akta kontroli, str. 138 - 151);

d) w analitycznym zestawieniu obrotów i sald zawarto:

• wykaz funkcjonujących kont: tj. konto 135, konto 201 (z podziałem na poszczególnych kontrahentów z 2003 roku oznaczonych kolejnymi numerami począwszy od liczby l do 787) i konto 853 z podziałem na pięć rodzajów wydatków (przelewy redystrybucyjne - § 2960, zakup materiałów i wyposażenia - § 4210, zakup usług remontowych - § 4270, zakup usług pozostałych - § 4300 i zakupy inwestycyjne - § 6120) i trzy rodzaje przychodów (wpływy z usług - § 083, odsetki bankowe - 092 i przelewy redystrybucyjne - dotacja z WFGZGiK - § 296),

• obroty narastająco od początku roku po stronie Wn i po stronie Ma tych kont z uwzględnieniem bilansu otwarcia,

• salda poszczególnych kont za dany okres.

Wykazane (narastająco od początku roku) obroty wynikały z chronologicznych zapisów księgowych zawartych w poleceniach księgowania. Natomiast w syntetycznym zestawieniu obrotów i sald wyszczególniono łączną wielkość obrotów i sald na poszczególnych kontach za dany okres, tj. na koniec I półrocza i koniec 2003 roku,

(Akta kontroli, str. 152 - 153);

        Opisane powyżej księgi rachunkowe były prowadzone na bieżąco, w sposóbumożliwiający terminowe sporządzenie sprawozdań Rb-Z i Rb-33. Tematykę tę omówiono w pkt 14 niniejszego protokołu kontroli.

2. Zasady dysponowania PFGZGiK.

Zgodnie z art. 41 ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 17 maja 1989 roku Prawo Geodezyjne i Kartograficzne (t.j. Dz.U. z 2000 roku. Nr 100, póz. 1086 ze zm.) środkami funduszu dysponują starostowie — w zakresie funduszy powiatowych".

Dokonana przez kontrolera analiza dokumentów Funduszu z 2003 roku (tj. rocznego planu finansowego, umów na wykonanie zleconych funduszowi usług, dokumentacji odbytych szkoleń zawodowych w ramach funkcjonowania Funduszu i dokumentów księgowych) wykazała, że dysponentem PFGZGiK był Starosta Kolneński. Dysponowanie to polegało przede wszystkim na:

- kierowaniu na specjalistyczne szkolenia (opłacane ze środków Funduszu) pracowników Starostwa zajmujących się prowadzeniem zasobu geodezyjnego i kartograficznego w zakresie aktualizacji i utrzymywania tego zasobu. (Akta kontroli, str. 154-172).

3 i 4 Zasady obsługi bankowej środków finansowych Funduszu.

Zgodnie z art. 41 ust. 8 ustawy z dnia 17 maja 1989 roku Prawo Geodezyjne i Kartograficzne środki finansowe PFGZGiK winny być gromadzone na wyodrębnionym rachunku bankowym. Natomiast na podstawie art. 134 ust. l ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (t j. Dz.U. z 2003 roku Nr 15, póz. 148 ze zm.). Starostwo było zobowiązane do wyboru banku prowadzącego obsługę budżetu powiatu według zasad wynikających z ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (jt. Dz. U z 2002 roku Nr 72, póz. 664 ze zm.)

Dokonana przez kontrolera analiza dokumentów dotyczących zasad obsługi bankowej środków finansowych Funduszu wykazała, że:

- wszystkie środki finansowe Funduszu, poczynając od marca 1999 roku, gromadzone były w Banku Spółdzielczym w Kolnie na wyodrębnionym bieżącym rachunku bankowym oznaczonym numerem: 87540004415438011-9/2,

- bank ten wyłoniono w trybie przetargu ograniczonego, o którym mowa w art. 13 pkt 2 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tj. Dz. U. z 2002 roku Nr 72, póz. 664 ze zm.), według zasad określonych w art. 15 ust. l ww. ustawy. I tak:

• w dniu 20 stycznia 1999 roku wysłano do (wszystkich) trzech banków działających na terenie powiatu kolneńskiego zaproszenie do udziału w przetargu ograniczonym dotyczącym prowadzenia bankowej obsługi finansowej budżetu powiatu kolneńskiego. Do zaproszenia dołączono specyfikację istotnych warunków zamówienia. W dokumencie tym - oprócz nazwy i adresu zamawiającego - określono m. in.: przedmiot zamówienia - tj. prowadzenie dla budżetu powiatu rachunku głównego i rachunków: pomocniczych, lokat terminowych i kredytowych oraz obsługi kasowej Starostwa, termin i miejsce składania ofert - do godz. l O00 dnia 17 lutego 1999 roku w sekretariacie Starostwa, termin i miejsce otwarcia ofert — o godz. 1100 dnia 17 lutego 1999 roku, wymagania stawiane oferentom (potwierdzone stosownymi dokumentami), tj.: posiadanie uprawnień do występowania w obrocie prawnym i świadczenia usług bankowych, wykazanie się niezbędną wiedzą, doświadczeniem oraz potencjałem ekonomicznym i technicznym, kryteria oceny złożonych ofert uzależnione m. in. od: wysokości oprocentowania rachunku bieżącego (do 30 pkt.), sprawności obsługi (do 10 pkt.), wysokości prowizji (do 40 pkt) oraz organizacji i obsługi kasy Starostwa (do 20 pkt.). Ponadto wyszczególniono osoby uprawnione do kontaktu z oferentami, tj. p. Marek Samul - starosta i p. Dorota Waszkiewicz -skarbnik powiatu.

•  

• do Starostwa wpłynęły trzy oferty złożone przez Bank Spółdzielczy w Kolnie, PKO BP Oddział w Kolnie i Powszechny Bank Kredytowy SA Filia w Kolnie,

•  

• w dniu 17 lutego 1999 roku Zarząd Powiatu Kolneńskiego dokonał oceny złożonych ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty. Oceny tej dokonano na formularzu ZP-52 i ZP-53 według zasad określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. I tak: Bank Spółdzielczy w Kolnie otrzymał łącznie 77 pkt, PKO BP Oddział w Kolnie - 71 pkt i Powszechny Bank Kredytowy SA Filia w Kolnie - 60 pkt,

•  

• Rada Powiatu uchwałą nr YI/27/99 z dnia 25 lutego 1999 roku dokonała wyboru oferenta wskazanego przez Zarząd Powiatu, tj. Bank Spółdzielczy w Kolnie,

•  

• w dniu 3 marca 1999 roku Zarząd Powiatu, reprezentowany przez starostę - Marka Samula i skarbnika powiatu - Dorotę Waszkiewicz zawarł z Bankiem Spółdzielczym w Kolnie, reprezentowanym przez prezesa Zarządu - Krzysztofa Kąjko i członka Zarządu - Joannę Bazydło, umowę na otwarcie i prowadzenie rachunku bankowego budżetu powiatu, w tym także PFGZGiK oznaczonego numerem 87540004415438011-9/2. Umowa ta - zgodnie z art. 73 ustawy o zamówieniach publicznych — została zawarta na okres 3 lat, tj. do 2 marca 2002 roku. Do czasu podjęcia nowej uchwały przez Radę Powiatu w sprawie wyboru banku do obsługi finansowej budżetu powiatu. Zarząd Powiatu w dniu 3 marca 2002 roku podpisał z Bankiem Spółdzielczym w Kolnie aneks do ww. umowy, na podstawie którego przedłużono uprzednio zawartą umowę do 30 czerwca 2002 roku. Następnie w dniu 25 czerwca 2002 roku. Rada Powiatu podjęła uchwałę nr XLIV250/02, w sprawie wyboru banku prowadzącego obsługę finansową budżetu powiatu kolneńskiego. W §1 tej uchwały zapisano: “Ustala się, że w okresie od l lipca 2002 roku do 30 czerwca 2005 roku, bankową obsługę budżetu powiatu kolneńskiego będzie wykonywał Bank Spółdzielczy w Kolnie. Podejmując tę uchwałę powołano się na art. 6 ust. l pkt. 7 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych - zwalniający z obowiązku stosowana ww. ustawy w przypadku wartości zamówienia poniżej 3.000 euro. Wartość tego zamówienia (tj. koszt obsługi bankowej) w latach 1999 - 2001 nie przekroczyła 3.000 euro. Koszt obsługi bankowej w tym okresie wyniósł 4.058 , tj. w 1999 roku - 1.092 zł, w 2000 roku - 1.459 zł i 2001 roku - 1.507 zł. Natomiast przewidywany koszt tej obsługi w okresie od lipca 2002 roku do czerwca 2005 oszacowano na około 5.500 zł.

• W dniu l lipca 2002 roku Zarząd Powiatu, reprezentowany przez starostę - Andrzeja Dudę i wicestarostę - Stanisława Wiszowatego zawarł z Bankiem Spółdzielczym w Kolnie, reprezentowanym przez prezesa Zarządu - Krzysztofa Kajko i członka Zarządu - Joannę Bazydło, umowę na dalsze prowadzenie rachunku bankowego budżetu powiatu (w tym także PFGZGiK) w okresie od l lipca 2002 roku do 30 czerwca 2005 roku. W stosunku do poprzedniej umowy dodatkowo wynegocjowano: podwyższenie oprocentowania rachunku z 3,3% do 4,5, tj. 6% poniżej aktualnego redyskonta, zmniejszenie z 2 zł do 1,5 zł opłaty za przelewy określane terminem “eliksir" (tz. przekazywane odbiorcy w dniu dokonania przelewu) oraz odstąpienie od pobierania wpłat wnoszonych na konta Starostwa przez osoby trzecie (dotychczas pobierano opłatę w wysokości 3,50 zł.

(Akta kontroli, str.173-192).

5. Rzeczywiste wykonanie przychodów i wydatków Funduszu w 2003 roku.

 

Zgodnie z § 2 ust. l rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 listopada 2002 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym (Dz. U. Nr 207, póz. 1759) “Podstawę prowadzenia gospodarki finansowej Funduszu stanowi roczny plan finansowy. "

        Jak wykazano w pkt 2 niniejszego protokołu kontroli w dniu 15 lipca 2002 roku starosta sporządził (wg wzoru otrzymanego od Głównego Geodety Kraju) projekt rocznego planu finansowego Funduszu na 2003 rok, który w tym samym dniu (15 lipca) przekazano do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego. Do przedłożonego planu nie wniesiono zastrzeżeń. W dokumencie tym określono (wg zasad § 3 ust. 3 ww. rozporządzenia) m. in.:

- stan Funduszu na początek roku - 81.000 zł,

- przychody w wysokości 180.000 zł, obejmujące wyłącznie wpływy z usług (180.000 zł),

- wydatki w kwocie 246.000 zł, w tym: wydatki bieżące -190.000 zt, wydatki inwestycyjne

- stan Funduszu na koniec roku 15.000 - zł. (Akta kontroli, str. 156 - 157)

        Uchwałą Rady Powiatu nr V/25/03z dnia 6 lutego 2003 roku dokonano zmian ww. planie, polegających na: urealnieniu stanu środków obrotowych na początku roku z planowanych (81.000 zł) do faktycznie posiadanych (178.144 zł) oraz na:

- zwiększeniu z 180.000 zł do 197.000 zł przychodów - w związku z otrzymaniem informacji o mającym nastąpić dużym zleceniu ARiMR na wykonanie kopii rejestrów gruntów i map ewidencyjnych

- zwiększeniu z 246.000 zł do 347.000 zł wydatków - w związku z planowanym założeniem osnowy szczegółowej Ul klasy na obszarze Gminy Turośl i Stawisk! (tj. wprowadzenie na stałe w terenie około 600 znaków geodezyjnych niezbędnych do wykonywani pomiarów). Z zadania tego jednak wycofano się, ponieważ dokonano drugiej zmiany planu, w którym powrócono do wielkości przychodów i wydatków zawartych w projekcie planu z dnia 15 lipca 2002 roku (z uwzględnieniem otrzymanej dotacji w wysokości 10.000 zł) - zaakceptowanym przez Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego i Głównego Geodetę Kraju.

O zmianie tej nie powiadomiono Urzędu Marszałkowskiego w Białymstoku.

(Akta kontroli, str. 193).

Następnie - w związku z przyznaniem Funduszowi dotacji uzupełniającej w wysokości 10.000 zł z WFGZGiK oraz podjętej decyzji o powrocie do wielkości przychodów i wydatków określonych w planie z lipca 2002 roku - Starosta w dniu 23 września 2003 roku wystąpił do Urzędu Marszałkowskiego w Białymstoku z wnioskiem o wyrażenie zgody na dokonanie zmian w planie finansowym Funduszu na 2003 rok w części dotyczącej:

- zwiększenia o 10.000 zł przychodów (tj. z 180.000 zł do 190.000 zł) oraz wydatków (z 246.000 zł do 256.000 zł,

- zwiększenia własnych wydatków bieżących z 190.000 zł do 203.000 zł,

- zmniejszenia wydatków na zakup materiałów z 20.000 zł do 14.000 zł,

- zwiększenia środków na zakup usług remontowych z 5.000 zł na 6.000 zł oraz na zakup usług pozostałych z 165.000 zł do 183.000 zł zmniejszenia własnych wydatków inwestycyjnych z 20.000zł do 15.000 zł. Odniesieniem do ww. zmian były wielkości przyjęte w projekcie rocznego planu finansowego Funduszu z dnia 15 lipca 2003 roku, przedłożonego i zaakceptowanego przez Urząd Marszałkowski w Białymstoku. Pominięto więc plan uchwalony przez Radę Powiatu w dniu 6 lutego 2003 roku, w którym zawarto inne wielkości przychodów i wydatków. (Akta kontroli, str. 194 - 195).

W odpowiedzi na powyższy wniosek z dnia 23 września 2003 roku. dyrektor Departamentu Geodezji, Rolnictwa i Mienia Urzędu Marszałkowskiego w Białymstoku - Pani Halina Dondziło - stwierdziła, że: “zgodnie z art. 99 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, dokonywanie zmian w planie przychodów państwowego funduszu celowego jest niedozwolone." Ponadto w piśmie tym wyrażono pogląd, że: “możliwe jest wykonanie wydatków w wysokości wyższej niż planowano – uwzględniaj uzyskanie wyższych niż planowano przychodów, bez naruszenia dyscypliny finansów publicznych." W konkluzji tego pisma poinformowano, że: “otrzymanie dotacji z WFGZGiK w wysokości 10.000 zł i wydatkowanie tej kwoty w roku bieżącym na cel określony we wniosku o dotację, nie powoduje naruszenia dyscypliny finansów publicznych." W tej sytuacji powyższy wniosek zwrócono Starostwu. (Akta kontroli, str. 196).

W dniu 14 listopada 2003 roku uchwałą Rady Powiatu nr Xn/53/03 dokonano zmian w planie finansowym Funduszu na 2003 rok. W planie tym uwzględniono zmiany zawarte we wniosku z dnia 23 września 2003 roku skierowanym do Urzędu Marszałkowskiego w Białymstoku, z tą różnicą, że zmniejszono o 2 .000 zł kwotę na zakup usług pozostałych (z 183 do 181 tyś. zł) i tym samym zwiększono o tę kwotę wydatki inwestycyjne (z 15 do 17 tyś. zł). (Akta kontroli, str. 197).

O zmianie tej nie powiadomiono Urzędu Marszałkowskiego w Białymstoku. Zgodnie z treścią art. 99 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, dokonywanie w planie finansowym Funduszu zmian przychodów i przeniesień wydatków pomiędzy poszczególnymi jego pozycjami jest niedozwolone. Starosta Kolneński, Pan Stanisław Wiszowaty, wyjaśnił, że dokonanie:

- pierwszej zmiany w planie finansowym Funduszu w dniu 6 lutego 2003 roku wynikało z potrzeby jego urealnienia, poprzez uwzględnienie większych środków pozostających z ubiegłego roku oraz co się z tym wiąże - możliwości zaplanowania większych wydatków. Urealnienie to było konieczne, ponieważ Zarząd Powiatu zobowiązany jest do przedkładania Radzie Powiatu faktycznych, a nie fikcyjnych stanów środków pieniężnych na rachunkach bankowych oraz maksymalnie urealnionych przychodów i wydatków. Dane te są niezbędne do uchwalenia przez Radę budżetu powiatu sporządzonego na podstawie bilansu za rok poprzedni, w którym należy wykazać jedynie faktyczne wielkości. W przeciwnym wypadku Zarząd Powiatu wprowadziłby w Nad Radę odnośnie podstawowych wielkości planu finansowego Funduszu — co nie miałoby potwierdzenia w bilansie sporządzonym za 2002 rok. Korzystając z tej zmiany, urealniono planowane przychody w związku z otrzymaniem pod koniec 2002 roku informacji o mającym nastąpić dużym zleceniu na wykonanie usług geodezyjno-kartograficznych na rzecz Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa o wartości minimalnej 17-000 zł;

- drugiej zmiany omawianego planu miało na celu dostosowanie wielkości przychodów i wydatków do wartości zawartych w projekcie planu z dnia 15 lipca 2002 roku (z uwzględnieniem otrzymanej dotacji w kwocie 10.000 zł i stanu Funduszu na początku 2003 roku), ponieważ plan ten został przyjęty przez Urząd Marszałkowski i Głównego Geodetę Kraju i tym samym został uwzględniony w ustawie budżetowej państwa na 2003 rok.

Ponadto starosta wyjaśnił, że nie powiadomienie Urzędu Marszałkowskiego w Białymstoku o dwukrotnie dokonanych przez Radę Powiatu zmianach tego planu było spowodowane przeoczeniem tego wymogu przez geodetę powiatowego. Jednocześnie Pan Stanisław Wiszowaty poinformował, że nie przekroczono wydatków określonych w projekcie planu z dnia 15 lipca 2002 roku, który został uznany za obowiązujący - z uwzględnieniem faktycznego stanu środków obrotowych będących w dyspozycji Funduszu na początku 2003 roku. Starosta oświadczył także, że poprawność działania Zarządu i Rady Powiatu potwierdziła Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku, nie uchylając w rozstrzygnięciu nadzorczym uchwał Rady Powiatu z dnia 6 lutego i 14 listopada 2003 roku w sprawie zmian w planie finansowym Funduszu.

(Akta kontroli, str. 198 - 199).

Szczegółowe dane dotyczące planu (wg uchwały Rady Powiatu z dnia 6 lutego 2003 roku) i wykonania budżetu Funduszu w 2003 roku z uwzględnieniem wykonania tego budżetu w 2002 roku przedstawiono w poniższej tabeli, opracowanej na podstawie sprawozdania Rb-33 za 2002 i 2003 rok oraz dokumentów księgowych (dzienniki główne oraz zestawienia obrotów i sald).

Tabela nr l

L.p.	Wyszczególnienie		2002 rok Wykonanie		2003 rok						6:3 %		6:4 %		6:5 %
					Plan wg uchwały RadyPow		Plan po Zmianach w dniul4.11.03		Wykonanie
l	2		3		4		5		6		7		8		9
I. l.	Stan funduszu na początek roku: - środki pieniężne		169242 170966		178144 nie planow.		178226 nie planow.		178226 180 665		105,3 105,7		100,0 0		100,0 0
2.	- należności		7544		j.w.		j.w.		8 914		118,2		0		0
3.	-zobowiązania		9268		J-w.		j.w.		11353		122,5		0		0
II.	Przychody		212770		197000		190000		250906		117,9		127,4		132,0
1.	Przychody własne		160770		190000		175000		239684		149,1		126,1		137
1.1	Wpływy z PODGiK		160 770		190000		175000		239684		149,1		126,1		137
1.1.1.	- z opłat i usług		69624		nie planów.		nie planów		88480		127.1		0		0
1.1.2.	-ze sprzedaży map i materiałów		3827		j.w.		j.w.		44941		1 174		0		0
1.1.3.	Wpływy z ewidenc|i gruntów i budynków		72524		j.w.		j.w.		91034		125,5		0		0
1.1.4	Wpływy z opłat ZUD		14795		j.w.		J.w.		15229		102,9		0		0
1.2.	Inne przychody własne (jakie)		0		0		0		0		0		0		0
1.3.	Odsetki bankowe		7000		7000		5000		1222		17,5		17,5		24,4
2.1.	Dotacje z CFGZGiK		45000		0		0		0		0		0		0
2.2.	Dotacje z WFGZGiK		0		0		10 000		10000		0 ——A——		0		100,0
3.		Pozostałe przychody
DL l.		Wydatki ogółem Wydatki bieżące własne, w tym:		203786		347400		256000		222 771		109,3		64,1		87,0
1.1.		-zakup usług w PODGiK		0		0		0		0		0		0		0
1.2.		-inne wydatki własne-modemizacja operatu ewid.gr. szkolenia		118268		250000		181000		145584		123,1		58.2		80,4
2.		Przelewy redystrybucyjne na:		24445		39400		38000		48178		197,1		122,3		126,8
2.1.		- fundusz centralny 10%		12223		19700		19000		24089		197,1		122,3		126,8
2.2.		- fund. wojewódzki 10%		12222		19700		19000		24089		197,1		122,3		126,8
3.		Wydatki majątkowe, w tym:		39172		30000		17000		11264		28,8		37,5		66,3
3.1.		- inwestycje		0		0		0		0		0		0		0
3.2.		- zakupy inwestycyjne:		39172		30000		17000		11264		28,8		37,5		66,3
		• wyposażenie zasobu		34982		nie planów..		nie planów.		10300		29,4		0		0
		• oprogramowanie		4190		j.w.		j-w.		964		23,0		0		0
4.		Wydatki bieżące:		21901		28000		20000		17745		81,0		63,4		88,7
		• zakup materiałów		20295		20000		14000		12115		59,7		60,6		86,5
		• zakup usług remontów		1606		8000		6000		5630		350,6		70,4		93,8
5.		Pozostałe wydatki: kary, grzywny, koszty sądowe i inne		0		0		0		0		0		0		0
IV. 1.		Stan funduszu na koniec roku: - środki pieniężne		178226 180665		27744 nie planów.		112 226 nie planów..		206361 222 120		115,8 122,9		743,8 0		183,9 0
2.		- należności		8914		J.w.		J-w.		4370		49,0		0		0
3.		- zobowiązania		11353		j.w.		j.w.		20129		177,3		0		0

 

        Z danych przedstawionych w powyższej tabeli oraz z dokonanej przez kontrolera analizy sposobu planowania przychodów i wydatków Funduszu w 2003 roku wynika, że:

- nie planowano poszczególnych pozycji przychodów osiąganych z usług, a jedynie łączną ich kwotę. Przyjęcie takiej zasady wynikało z faktu, iż w przekazanym przez Głównego Geodetę Kraju wzorze opracowania planu finansowego Funduszu na 2003 rok nie uwzględniono tych pozycji. Ponadto - zdaniem geodety powiatowego - w miarę dokładne planowanie poszczególnych rodzajów przychodów jest praktycznie niemożliwe i mija się z celem. Wykazane w planie łączne wielkości przychodów określano na podstawie danych z poprzednich okresów (2001 i I półrocze 2002 roku) - bez uwzględniania ich poszczególnych rodzajów;

- faktyczny stan Funduszu na początku roku wyniósł 178.226 zł, tj. o 97.226 zł więcej (o 120,0%) niż planowano w dniu 15 lipca 2002 roku. Różnica ta wynikała z faktu, że w momencie opracowywania projektu planu błędnie oszacowano wielkość środków pieniężnych pozostających na rachunku bankowym na koniec 2002 roku, a w szczególności zawyżono w planie na 2002 rok (stanowiącym podstawę do planowania przychodów i wydatków Funduszu w 2003 roku) o 94.214 zł, tj. o 46,2% wykonanie wydatków - co wiązało się z jednoczesnym zaniżeniem stanu środków pieniężnych na koniec 2002 roku;

- wielkość uzyskanych w 2003 roku przychodów była wyższa o 70.906 zł (tj. o 39,4%) od planu z dnia 15 lipca 2002 roku, który ustalono w wysokości 180.000 zł. i o 53.906 zł wyższa od planu z dnia 6 lutego 2003 roku zmienionego przez Radę Powiatu Było to spowodowane zaniżeniem o 64.684 zł (o 37,0%) wpływów z przychodów własnych oraz nie uwzględnieniem dotacji z WFGZGiK w kwocie 10.000 zł (informację ojej przyznaniu otrzymano z Urzędu Marszałkowskiego w lipcu 2003 roku). Wzrost przychodów własnych był związany z:

• wydaniem Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa (na jej zlecenie z dnia 14 października 2003 roku - za kwotę 3^.298 zł) kopii rejestrów gruntów i map ewidencyjnych w związku z przeprowadzoną przez Agencję kampanią informacyjno -promocyjną dla rolników w ramach budowanego zintegrowanego systemu zarządzania i kontroli,

• większymi niż zaplanowano (o kwotę 22.608 zł) wpływami z tytułu opłat - o których mowa w § 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 14 listopada 2000 roku (Dz.U. Nr 115, póz. 1209) - za:

> czynności związane z prowadzeniem zasobu (większa ilość opracowań geodezyjnych do celów prawnych, projektowych, inwentaryzacji uzbrojenia terenu i inwentaryzacji budynków),

> uzgodnienia usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu,

> wykonywanie wyry sów i wypisów z operatu ewidencyjnego,

> sprzedaż map.

- wielkość poniesionych wydatków była niższa od planowanych (w kwocie 246.000 zł) o 23.229 A, tj. o 9,4%. Było to spowodowane mniejszymi (o 17.500 zł) niż planowano kosztami wykonania modernizacji operatów ewidencji gruntów oraz mniejszymi o 5.736 zł wydatkami na zakupy inwestycyjne,

- faktyczny stan Funduszu na koniec roku wyniósł 206.361 zł, tj. o 178.617 zł więcej (o 643%) od planu z dnia 6 lutego 2003 roku i o 94.135 zł więcej (o 83,9%) niż planowano w dniu 14 listopada 2003roku. Różnica ta wynikała z faktu, że w momencie opracowywania projektu planu (w lipcu 2002 roku) błędnie oszacowano stan Funduszu na początku 2003 roku oraz wielkość uzyskanych przychodów i planowanych wydatków

- wykazane powyżej rozbieżności pomiędzy planem i wykonaniem planu finansowego Funduszu na 2003 rok wynikały z następujących przyczyn:

• podstawowe wielkości tego planu ustalano w miesiącu lipcu 2002 roku, tj. z prawie półrocznym wyprzedzeniem. Wielkości te ustalano przede wszystkim na podstawie wykonania planu Funduszu w 2001 roku (przychody własne - 174,7 tyś. zł, wydatki -185,6 tyś. zł, stan funduszy na koniec roku - 151,3 tyś. zł) oraz — w pewnym stopniu -w I półroczu 2002 roku. Fakt ten istotnie zwiększał możliwość popełnienia błędów przy szacowaniu poszczególnych wielkości planu, bowiem dane z tego okresu (jak się okazało) nie były do końca miarodajne;

• nie dokonano analizy faktycznego (wzrastającego) zapotrzebowania na usługi Funduszu — co skutkowało zaniżeniem planowanych przychodów, przy jednoczesnym zawyżeniem wydatków, a także spowodowało (już na samym początku planowania) błędne oszacowanie wielkości środków pieniężnych pozostających na rachunku bankowym na koniec 2002 roku. Starosta Kolneński, Pan Stanisław Wiszowaty, wyjaśnił, że wymóg Głównego Geodety Kraju opracowania planu Finansowego Funduszu z półrocznym wyprzedzeniem sprawia, iż planowanie to jest obarczone dużym marginesem błędu. Nie można bowiem dokładnie przewidzieć stopnia zapotrzebowania na usługi świadczone przez Fundusz, ponieważ zapotrzebowanie to jest zmienne - nawet na przestrzeni jednego kwartału. Jednocześnie starosta oświadczył, że mimo wszystko zobowiązuje się do przeprowadzania bardziej dogłębnych analiz w tym zakresie - w celu większego urealnienia opracowywanych planów finansowych Funduszu na przyszłe lata. (Akta kontroli, str. 198 - 199);

- rozbieżności w planowaniu i faktycznym wykonaniu planu finansowego Funduszu oraz dokonywane w nim zmiany nie powodowały żadnych negatywnych skutków, ponieważ nie miały one wpływu na wielkość uzyskanych przychodów i poniesionych wydatków, a także na wykonanie poszczególnych zadań.

(Akta kontroli, str. 200 - 201).

 

6. Dokonywanie zmian w planie finansowym Funduszu.

 

Jak wykazano w pkt 5 niniejszego protokołu kontroli, w planie finansowym Funduszu dokonano w lutym i listopadzie 2003 roku - w drodze uchwał Rady Powiatu - dwóch zmian przychodów i wydatków oraz jednej zasadniczej (w dniu 6 lutego 2003 roku) korekty stanu środków Funduszu. Zmiany te wykazano w dwóch półrocznych sprawozdaniach Rb-33 z wykonania planów finansowych Funduszu. I tak:

- w sprawozdaniu za I półrocze 2003 roku wykazano: stan środków funduszu na początek roku w wysokości 178.226 zł (przy planie - 178.114 zł), przychody w wysokości 88.303 zł (przy całorocznym planie wynoszącym 197.000 zł) oraz wydatki w kwocie 23.232 zł -przy planie 347.400 zł,

- w sprawozdaniu rocznym wykazano: stan środków funduszu na początek roku w wysokości 178.226 zł (przy planie - 178.226 zł), przychody w wysokości 250.906 zł (przy całorocznym planie wynoszącym 190.000 zł) oraz wydatki w kwocie 222.771 zł -przy planie 256.000 zł.

(Akta kontroli, str. 202 - 207).

7. Stan Funduszu na początku 2002 i 2003 roku.

 

Jak wykazano w tabeli nr l na str. 14 mniejszego protokołu kontroli na początku 2002 roku stan Funduszu wynosił 169.242 zł, w tym:

- 170.966 zł pozostałych środków pieniężnych pochodzących z wpłat za wykonane usługi,

- 7.544 zł należności za wykonane usługi,

- 9,268 zł zobowiązań, dotyczących przelewów redystrybucyjnych za IV kwartał 2001 roku, opłaconych 9 stycznia 2002 roku, tj. 21 dni przed ustawowym terminem.

Natomiast stan Funduszu na początek 2003 roku wyniósł 178.226 zł, w tym:

- 180.665 zł pozostałych środków pieniężnych pochodzących z wpłat za wykonane usługi,

- 8.914zł należności za wykonane usługi,

- 11.353 zł zobowiązań, dotyczących przelewów redystrybucyjnych za IV kwartał 2002 roku, opłaconych 10 stycznia 2003 roku.

Stan środków Funduszu zgromadzonych na początku 2002 i 2003 roku był wystarczający do prowadzenia bieżącej działalności. Wydatki w I kwartale 2002 roku osiągnęły kwotę 18.090 zł, a przychody - 36.993 zł. W I kwartale 2003 roku wielkości te wynosiły odpowiednio:

10.891i44.034zł.

(Akta kontroli, str. 200 - 201 i 208).

 

8. Przychody Funduszu w 2003 roku.

 

Zgodnie z art. 41 ust. 3a ustawy z dnia 17 maja 1989 roku Prawo geodezyjne i kartograficzne “Przychodami funduszu powiatowego są wpływy ze sprzedaży map, danych z ewidencji gruntów i budynków oraz innych materiałów i informacji z zasobów powiatowych, z opłat za czynności związane z prowadzeniem tych zasobów i uzgadnianiem usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu, a także inne wpływy."

 

        Dokonana przez kontrolera analiza planowanych i osiągniętych przychodów oraz źródeł ich uzyskania, a także sposobu naliczania opłat za: czynności geodezyjne i kartograficzne, udzielanie informacji i wykonywanie wyry sów i wypisów wykazała, że:

• 426,10 A za przyjęcie do zasobu 5 dokumentacji odnoszących się do rozgraniczeń nieruchomości,

• 13.994,19 zł za przyjęcie do zasobu 176 inwentaryzacji powykonawczej budynków i budowli, przeprowadzonych przez wykonawców robót geodezyjnych,

• 1.088,61 zł za przyjęcie do zasobu 15 dokumentacji (szkice z pomiaru nowych granic użytków gruntowych i ich klasyfikacja) dotyczącej zmiany rodzaju użytkowania gruntu,

• 3.604,43 zł za przyjęcie do zasobu 43 dokumentacji ze wznowienia i wyznaczenia znaków granicznych,

• 12.972,04 zł za włączenie do zasobu 48 opracowań inwentaryzacji urządzeń naziemnych i podziemnych uzbrojenia terenu,

• 5.713,21 zł za włączenie do zasobu 5 opracowań dotyczących zastąpienia analogowych map ewidencji gruntów wersją informatyczną,

• 94,24 zł za udostępnienie dokumentów i informacji dla 4 opracowań związanych z wyceną nieruchomości,

• l. 122 zł z tytułu odsetek bankowych,

(Akta kontroli, stor. 209 - 210).

        Wykazane powyżej źródła przychodów zostały określone w art. 41 ust. 3 a ustawy z dnia 17 maja 1989 roku Prawo geodezyjne kartograficzne oraz w §5 ust. l i 5 rozporządzenia Ministra Infrastruktury dnia 25 listopada 2002 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej PFGZGiK.

        Każdy wykonawca prac geodezyjnych korzystający z zasobów geodezyjnych i kartograficznych był ujmowany w komputerowej księdze ewidencji robót geodezyjnych i równocześnie w księdze zamówień. W księgach tych - oprócz danych personalnych wykonawcy - wpisywane są: jego uprawnienia, zakres zgłaszanych prac i termin ich zakończenia. Następnie po wykonaniu prac do księgi ewidencji robót wpisuje się informację o sporządzonych materiałach geodezyjnych (np: szkice, dzienniki obliczeń, mapy), a w księdze zamówień określa się wysokość należnej Funduszowi opłaty za czynności związane z udostępnieniem i prowadzeniem zasobu. Czynności te polegały na:

• przyjęciu od wykonawców zgłoszenia pracy geodezyjnej.

• wydaniu dokumentów i materiałów z zasobu niezbędnych do wykonania zgłoszonej pracy,

• sprawdzeniu przedłożonej dokumentacji po wykonaniu robót,

• przyjęciu do zasobu dokumentacji sporządzonej przez wykonawców.

Zapisy w księdze ewidencji robót stanowiły podstawę do komputerowego wyliczenia i wystawienia faktury VAT.

        Przy obliczaniu wysokości należnych opłat stosowano stawki określone w rozporządzeniu Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 14 listopada 2000 roku w sprawie wysokości opłat za czynności geodezyjne i kartograficzne oraz udzielanie informacji, a także za wykonanie wyrysów i wypisów z operatu ewidencyjnego (Dz. U. Nr 115, póz. 1209). Stawki te - zgodnie z postanowieniami § 3 ww. rozporządzenia - poddawano corocznej waloryzacji z dniem l marca, co wykazano w poniższej tabeli opracowanej na podstawie, przeprowadzonej przez kontrolera, analizy 40 losowo wybranych faktur, wystawionych w 2003 roku przez PODGiK za wykonane usługi (czynności) geodezyjne - kartograficzne.

Nr fakt.	Wyszczególnienie rodzajów robót	nosć jedn.	Oplata wyjściowa z 2000 roku wg rozp. Min. Róż. Reg. i Bud,.	Współczynniki waloryzacji			Wartość
				2001	2002	2003	wgrozp-	wg fakt.
				1,101	1,055	1,019
l	2	3	4	5	6	7	8	9
39	Podział nieruchomości	3	72 zł do 3 działek	79,27	83,63	--------	83,63	83,63
161	Podział nieruchomości	7	72 zł do 3 działek i 12 zł za każdą następną	79,27 13,21	83,63 13,94	85,22 14,20	142,02	142,02
259	Podział nieruchomości	5	72 zł do 3 działek i 12 zł za każdą następną	79,27 13,21	83.63 13.94	85,22 14,20	113,62	113,62
613	Podział nieruchomości	4	72 zł do 3 działek i 12 zł za każdą następną	79,27 13,21	83,63 13,94	85,22 14,20	99,42	99.42
503	Podział nieruchomości	3	72 zł do 3 działek	79,27	83,63	85,22	85,22	85.22
184	Rozgranicz, nieruch-	2	72 zł do 10 punktów	79,2.7	83,63	85,22	85,22	85,22
480	Rozgranicz. nieruch	2	72 zł do 10 punktów	79,27	83,63	85,22	85,22	85,22
193	Wznów, znaków grań.	1	60 zł do 10 punktów	66,06	69,69	71,02	71,02	71,01
289	Wznów, znaków grań.	3	60 zł do 10 punktów	66,06	69,69	71,02	71,02	71,01
424	Wznów, znaków grań.	5	60 2ł do 10 punktów	66,06	69,69	71,02	71,02	71.01
546	mwent. sieci wodociąg, z przyłączami	70 41	36 zł za pierwsze 100 m 12 zł za każde następne 100 m 6 zł za każde przyłącze	39,64 13,21 6,61	41.82 13,94 6,97	42,61 14.20 7.10	1313.51	1313,51
298	mwent sieci wodociąg	2	36 zł za pierwsze 100 m 12 zł za każde następne 100 m	39,64 13,21	41.82 13,94	42,61 14,20	56,81	56,81
518	mwent sieci energet i słupów eNN	7 15	36 zł za pierwsze 100 m 12 zł za każde następne 100 m 12 zł za pierwszy obiekt l zł za każdy następny	39,64 13,21 13,21 1,10	41,82 13,94 13,94 1,16	42,61 14.20 14,20 1,18	158,53	158,53
254	mwent kabla eNN i słupów	1 4	48 zł za pierwsze przyłącze 12 zł za pierwszy obiekt l zł za każdy następny	52.85 13,21 1,10	55,75 13.94 1,16	56.81 14,20 1,18	74,55	74,56
580	Inwentaryzacja linii napowietrznej eNN	32	12 zł za pierwszy obiekt l zł za każdy następny	13,21 1,10	13,94 1,16	14,20 1,18	50,78	50,78
299	mwent przyłącza eNN	1	48 zł za pierwsze przyłącze	52,85	55,75	56.81	56,81	56,82
183	mwent. 3 przyłączy eNN	3	48 zł za pierwsze przyłącze	52,85	55,75	56,81	170,43	170,46
483	mwent sieci telefonicznej	300 135	36 zł za pierwsze 100 m 12 zł za każde następne 100 m 48 zł za pierwsze przyłącze 6 zł za następne przyłącze	39,64 13,21 52,85 6,61	41,82 13,94 55,75 6,97	42,61 14.20 56,81 7,10	5296,62	5296,63
378	mwent sieci ciepłow.	2	36 zł za pierwsze 100 m 12 zł za każde następne 100 m	39,64 13,21	41,82 13,94	42,61 14.20	56,81	56,81
106	Inwentaryzacja budynku	1	48 zł za pierwszy budynek	52,85	55,75	——	55,75	55,76
42	mwent budynku z przyłączami i aktualizacja użytku	1 1 1	48 zł za pierwszy budynek 6 zł za następne przyłącze 4 zł za działkę	52,85 6,61 4,40	55,75 6.97 4,65	——	67,37	67,37
234	mwent. budynk. i aktualizacja użytk.	2 1	48 zł za pierwszy budynek 6 zł za budynek następny 4 zł za działkę	52,85 6,61 4,40	55,75 6,97 4,65	56,81 7,10 4,73 ,	68,64	68.65

416	Inwentaryzacja budynku z przyłączami	l 2	48 zł za pierwszy budynek 6 zł za następne przyłącze	52,85 6,61	55,75 6,97	56,81 7,10	71,01	71,02
601	Sporządź, nowej mapy zasad, aktualizacja istn. i wykonanie wtórnika	22 19	330 z! do 10 ha x0,2* 10 zł za każdy ha powyżej x 0,2* 10 zł za każdy hektar	363,33 11,01 11,01	383,31 11,62 11,62	390,60 11,84 11,84	331,50	331,20
470	AktuaL mapy zasado i sporządź podł do celów projektowych	l	60 zł do l ha mapy	66,06	69,69	71,02	71,02	71,01
236	Aktuał mapy zasadn i sporządź podkł do celów projektowych	2	60 zł do l ha 30 zł za każdy nowy hektar	66,06 33,03	69,69 34,85	71,02 35,51	106,53	106.52
105	—————//	l	60 zł do l ha mapy	66,06	69,69	—	69,69	69,69
170	Klasyfik. gleboznawcza	l	30 zł za pierwszy obręb	33,03	34,85	35,51	35,51	35.51
514	Klasyfikacja gleboznawcza	76	30 zł za pierwszy obręb 5 zł za każdy następny obręb	33,03 5,50	34,85 5,81	35,51 5,92	479,51	478,76
131	Uzgodn projekt sieci energetycznej z przyłączami	l 33 35	60 zł za pierwsze 100 m 12 zł za każde następne 100 m 5 zł za każde następne przyłącze	66,06 13,21 5,50	69,69 13,94 5,81	—	733,06	732,71
752	Uzgodn projekt kanaliz sanitarnej	l l	60 zł za pierwsze 100 m 12 zł za każde następne 100 m	66,06 13,21	69,69 13,94	71,02 14,20	85,22	85,21
1219	Uzgodn przyłącz do bud	l	30 zł za pierwsze przyłącze	33,03	34,85	35,51	35,51	35,51
1394	Uzgodn sieci wodoc z przyłączami	l 9 2	60 zł a pierwsze 100 m 12 zł za każde następne 100 m 5 zł za każde następne przyłącze	66,06 13,21 5,50	69,69 13,94 5,81	71,02 14,20 5,92	210,66	210,63
380	Sporządzenie wyrysu i wypisu z ewid gruntów	2 3	100 zł za wyrys i wypis pierw. dz. 10 zł za każdą działkę następną	110,10 11,01	116,16 11,62	118,36 11,84	272,24	272,14
1316	Sporządzenie wypisu o niepełnej treści	65	5 zł za każdą działkę x 0,6*	5,50	5,81	5,92	230,88	230,75
1346	Wydanie kopii dokumentów z zasobu	14579	6 d za arkusz A4 x0,3*	6,61	6,97	7,10	31060.91	31119,06
1347	Udostępnienie kopii mapy ewidencyjnej	259	12 zł za arkusz mapy Al x 03" x 0^"x2,5*	13.21	13,94	14,28	827.51	831,39
78	Sporządź operatu szac.	1	20 zł ryczałt za materiały i inform.	22,02	23,23	——	23,23	23,23
433	Sprzedaż kopii map zasadniczej i ewidi gleb-roln.	2 4 2 7	24 zł za A4 (skala do 2000) x 2,5* 24 zł za A4 (skała do 2000) x 1,5* 24 zł za A4 (skala do 2000) 12 zł za A4 9skala 5000) x 1,5*	26,42 26,42 26.42 13,21	27,88 27.88 27.88 13,94	28,41 28,41 28,41 14,20	518,43	518,30
653	Sporządzenie wektor. mapy ewid gruntów	38765	4 zł za działkę ewid. x 0,01 *	4,40	4,65	4,73	1833.58	1833,58

0,2* - współczynnik 0,2 za opracowanie nowej mapy

0,6* - współczynnik 0,6 za wykonanie wypisu o niepełnej treści

0,3* - współczynnik 0,3 za udostępnienie materiałów do realizacji zadań wynikających z programów rządowych finansowanych ze środków budżetowych

0,3** - współczynnik 0,3 ze względu na udostępnienie mapy o treści ewidencji gruntów 2,5* - współczynnik 2,5 dla formatu Al 1,5* - współczynnik 1,5 dla formatu A3

0,01* - współczynnik 0,01 za opracowanie mapy ewidencyjnej na nośniku informatycznym — - faktury wystawione przed l marca 2003r- wg współczynnika z 2002 roku.

(Akta kontroli, str. 211- 212).

Jak wykazano w powyższej tabeli (nie licząc różnic wynoszących poniżej l zł) w dwóch przypadkach zawyżono należną opłatę o 58,15 zł i 3,88 zł. Różnice te wynikały z zaokrągleń do pełnego grosza stawek jednostkowych za wydanie 14.579 kopii wypisów z operatu ewidencji gruntów i 259 kopii map ewidencyjnych.

       Spośród 2122 faktur VAT wystawionych przez PODGiK w 2003 roku z tytułu wykonanych usług geodezyjne - kartograficznych, 120 (na łączną kwotę 24.876 zł) opłacono ze zwłoką wynoszącą od 7 do 176 dni. Za nieterminowe regulowanie należności naliczano i wyegzekwowano ustawowe odsetki w kwocie 573,08 zł.

(Akta kontroli, str. 213 - 214).

 

9. Wydatki Funduszu w 2003 roku.

 

Zgodnie z art. 41 ust. 4 ustawy z dnia 17 maja 1989 roku Prawo geodezyjne i kartograficzne oraz § 6 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 listopada 2002 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej FGZGiK środki Funduszu są przeznaczone na uzupełnienie środków budżetowych niezbędnych na finansowanie zadań związanych z aktualizacją i utrzymywaniem państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego oraz zakup urządzeń i wyposażenie lokali niezbędnych do prowadzenia tego zasobu.

        Jak wykazano w tabeli nr l niniejszego protokołu kontroli, wydatki Funduszu w 2003 roku wyniosły ogółem 222.771 zł, tj. 88,8 % uzyskanych przychodów w wysokości 250.906 zł. Wydatki te były większe o 18.985 zł (o 9,3%) od wydatków z 2002 roku, a o 33.229 zł (o 13,0%) mniejsze od planu na 2003 rok. I tak, na prace geodezyjno-kartograficzne odnoszące się do obszaru powiatu kolneńskiego, wydatkowano:

- 58.385,28 zł na sporządzenie wektorowych map ewidencji gruntów, w tym lasów państwowych,

- 33-840,00 zł na wykonanie dokumentacji geodezyjno-kartograficznej aktualizującej zasięgi i oznaczenia terenów zabudowanych i zurbanizowanych,

- 28.480,00 zł na wykonanie klasyfikacji gruntów zadrzewionych i zakrzewionych, w tym 10.000 zł otrzymane w ramach dotacji z WFGZGiK w Białymstoku. Dotację tę rozliczono 28 października 2003 roku, a otrzymano po rozliczeniu, tj. 10 listopada 2003 roku (akta kontroli, str. 295 - 296),

- 14.220,00 zł na przeprowadzenie kontroli terenowej i informatycznej poprawności sporządzenia map wektorowych ewidencji gruntów,

- 3.200,00 zł na pokrycie kosztów zlecenia (w zastępstwie chorego pracownika) dotyczącego wykonania prac związanych z: gromadzeniem, utrzymywaniem w gotowości użytkowej, aktualizacją, uzupełnianiem, udostępnianiem oraz zabezpieczaniem zasobu, a także wyłączaniem materiałów z zasobu,

- 2.500,00 zł na wykonanie prac związanych z pomiarem granic i sporządzeniem dokumentacji geodezyjno-kartograficznej, niezbędnej do ujawnienia brakujących działek w ewidencji gruntów,

- 11.463,98 zł na zakup materiałów i wyposażenia PODGiK (papier kserograficzny, tusz do drukarek, teczki kartonowe, materiały budowlane do remontu pomieszczenia Pfl)DGiK),

- 6.851,41 -zł na zakup sprzętu i wyposażenia informatycznego (szafa serwerowa, drukarka, dwa zasilacze),

- 6.603,78 zł na zakup oprogramowania i licencji do prowadzenia ewidencji gruntów i budynków oraz mapy numerycznej,

- 2.118,48 zł na naprawę i konserwację oraz przegląd sprzętu informatycznego,

- 4.280,00 zł na remont i adaptację pomieszczenia PODGiK,

- 2.550,13 zł na opłacenie przesyłek pocztowych, ogłoszeń w prasie o przetargach oraz prowizji bankowych,

- 100,00 zł na szkolenie pracownika PODGiK w zakresie rozgraniczenia i podziałów nieruchomości,

- 48.177,94 zł na przelewy redystrybucyjne do WFGZGiK (24.088,97 ń) i CFGZGiK (24.088,97 zł) w wysokości 10% od uzyskanych wpływów w 2003 roku, tj. 240.906 zł . Każdy przelew redystrystrybucyjny przekazywano do WFGZGiK w terminie określonym w art. 41 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 17 maja Prawo geodezyjne i kartograficzne, tj. do 30 dni od zakończenia kwartału. I tak:

•  

• przelew za I kwartał 2003 roku przekazano w dniu 8 kwietnia 2003 roku w kwocie 8.806,84 zł, tj. w łącznej wysokości 20% uzyskanych wpływów w tym okresie, które wyniosły 44.034,23 zł,

•  

• przelew za II kwartał 2003 roku przekazano w dniu 3 lipca w kwocie 8.853,84 zł, tj. w łącznej wysokości 20% uzyskanych wpływów w tym okresie, które wyniosły 44.269,25 zł,

•  

• przelew za Id kwartał 2003 roku przekazano w dniu 7 października w kwocie 10.388,50 zł, tj. w łącznej wysokości 20% uzyskanych wpływów w tym okresie, które wyniosły 51.942,51 zł,

•  

• przelew za IV kwartał 2003 roku przekazano w dniu 9 stycznia 2004 roku w kwocie 20.128,76 zł, tj. w wysokości 20% uzyskanych wszystkich wpływów w tym okresie (wraz z odsetkami bankowymi za cały 2003 rok w wysokości 1.222 zł), które wyniosły ogółem 100.643,80 zł.

•  

(Akta kontroli, str. 215 - 223);

        Wykazane powyżej wszystkie wydatki Funduszu w 2003 roku wynikały z dyspozycji zawartej w art. 41 ust. 4 ustawy z dnia 17 maja 1989 roku Prawo geodezyjne i kartograficzne oraz w § 6 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 listopada 2002 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej FGZGiK.

9.1. Wykonawców prac dotyczących sporządzenia wektorowych map ewidencji gruntów za łączną kwotę 176.443 zł (w tym 58.385,28 zl pochodzących ze środków Funduszu) oraz przeprowadzenia kontroli terenowej i informatycznej poprawności sporządzenia map wektorowych ewidencji gruntów za kwotę 14.220,00 zł wyłoniono w trybie przetargu nieograniczonego, o którym mowa w art. 13 pkt. l ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tj. Dz. U. z 2002 roku Nr 72, póz. 664 ze zm.). Natomiast wykonawców opracowania dokumentacji geodezyjno-kartograficznej aktualizującej zasięgi i oznaczenia terenów zarówno zabudowanych i zurbanizowanych za kwotę 33.840,00 zt oraz sporządzenia klasyfikacji gruntów zadrzewionych i zakrzewionych za kwotę 28.480,00 zł -wyłoniono w trybie zapytania o cenę.

        Dokonana przez kontrolera analiza dokumentacji przetargowej dotyczącej zlecenia, w trybie przetargu nieograniczonego o wartości powyżej 30.000 euro, wykonania wektorowych map ewidencji gruntów za łączną kwotę 176.443 zł wykazała, że przy realizacji tego zamówienia przestrzegano zasad określonych w rozdziale 3 i 4 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych. I tak:

Lp	Nazwa oferenta	Zaproponowana		Uzyskana punktacja
		cena	gwarancja
l	Okręgowe Przedsiębiorstwa Geodezyjne Kartograficzne sp. z o.o. w Olsztynie	398.040	60	49,9
2	Okręgowe Przedsiębiorstwo Geodezyjno Kartograficzne w Łodzi	425.860	24	41,3
3	Przedsiębiorstwo Usługowo Handlowe "LeMar" w Jarosiwiu	176.443	36	96,0
4	Miejski Przedsiębiorstwo Geodezyjne w Łodzi	315.650	60	60,3
5	Geodezyjna Spółdzielnia Pracy w Elblągu	385.200	48	49,2
6	Okręgowe Przedsiębiorstwo Geodezyjno Kartograficzne w Krakowie	740.000	60	31,5
7	Geokart - Intemational w Rzeszowie	271.780	60	68,4
8	GEOMAR S.A. w Szczecinie	588.500	36	33,0
9	Wielkopolskie Przedsiębiorstwo Geodezyjno Kartograficzne "GEOMAT* w Poznaniu	684.800	60	33,2
10	GEODEXPOŁ w Dębicy	348.820	36	51,5
11	Przedsiębiorstwo Robót Geologiczno-Wiertniczych w Sosnowcu	497.550	60	41,9
12	Przedsiębiorstwo Geodezyjno - Kartograficzne YERTICAL w Żorach	456.890	36	40,8
13	Okręgowe Przetkiębiorstwo Geodezyjno -Kartograficzne w Elblągu	460.100	36	40,5
14	Okręgowe Przedsiębiorstwo - Geodezyjno Kartograficzne w Białymstoku	294.250	36	64,0
15	Przedsiębiorstwo Usług Geodezyjnych GEOKART ŁOMŻYŃSKI w Łomży	264.504	60	70.0
16	Przedsiębiorstwo Usług Geodezyjnych TERRA w Komie	213.000	60	84,6
17	Pracownia Godezyjna - Żak AOczkowskiw Krusinie	237.903	60	76,7

 

- w dniu 28 lutego 2003 roku, czteroosobowa komisja (powołana przez starostę) dokonała otwarcia ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty. Wybrano ofertę złożoną przez Przedsiębiorstwo Usługowo-Handlowe “LeMar" sp. z o.o. w Jarosławiu, które zaoferowało najkorzystniejszą cenę w wysokości 176.443 zł brutto oraz trzyletnią gwarancję. Z postępowania przetargowego sporządzono, na druku ZP-1, siedmiostronicowy protokół, w którym m. in. dokonano indywidualnych ocen poszczególnych ofert wg kryteriów określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. W pkt. 25 protokołu zamieszczono informację o dokonanym wyborze wraz z uzasadnieniem: “Oferta Przedsiębiorstwa Usługowo-Handlowego “LeMar" otrzymała najwyższą liczbę punktów, tj. 96 na 100 możliwych, i jest jednocześnie ofertą o najniższej zaoferowanej kwocie za wykonanie przedmiotowego zamówienia." Do protokołu dołączono: zbiorcze zestawienie ofert otwartych w dniu 28 lutego 2003 roku sporządzone na druku ZP-41, cztery oświadczenia członków komisji przetargowej na druku ZP-21, zestawienie dokumentów wymaganych od oferentów sporządzone na druku ZP-45, informację o spełnieniu wymaganych warunków od oferentów sporządzoną na druku ZP-46, 72 indywidualne oceny ofert sporządzone na druku ZP-52przez czterech członków komisji przetargowej,

- w dniu 10 kwietnia 2003 roku Starostwo, reprezentowane przez starostę p. Stanisława Wiszowatego, zawarło umowę z przez Przedsiębiorstwem Usługowo-Handlowym “LeMar" sp. z o.o. w Jarosławiu, reprezentowanym przez członka Zarządu Spółki p. Mariana Leśniowskiego i dyrektora Zakładu Geodezyjno-Kartograficznego w Jarosławiu p. Beatę Salzberg-Marszał, na wykonanie prac będących przedmiotem przetargu. W umowie tej określono m. in.: wartość zleconych prac - 176.443 zł, termin wykonania - do 31 października 2003 roku, wysokość kar umownych za nieterminowe wykonanie zamówienia, tj. 0,5% wartości zamówienia za każdy dzień zwłoki. Prace ostatecznie zakończono i odebrano w dniu 16 grudnia 2003 roku, tj. 46 dni po terminie. Za tę zwłokę - zgodnie z warunkami umowy naliczono i wyegzekwowano (potrącono z wynagrodzenia) karę w wysokości 7.057,72 zł. (Akta kontroli, str. 224 - 248).

Dokonana przez kontrolera analiza dokumentacji przetargowej dotyczącej zlecenia, w trybie przetargu nieograniczonego o wartości poniżej 30.000 euro, przeprowadzenia kontroli terenowej i informatycznej poprawności sporządzenia map wektorowych ewidencji gruntów za kwotę 14.220,00 zt wykazała, że przy udzieleniu tego zamówienia przestrzegano postanowień ustawy o zamówieniach publicznych. I tak:

- w dniu 14 kwietnia 2003 roku sporządzono ogłoszenie o przetargu nieograniczonym o wartości szacunkowej poniżej 30.000 euro na wykonanie ww. prac geodezyjno-kartograficznych polegających na przeprowadzenia kontroli terenowej i informatycznej poprawności sporządzenia map wektorowych ewidencji gruntów W ogłoszeniu tym, oprócz przedmiotu zamówienia, określono: termin realizacji zamówienia - do 30 listopada 2003 roku, miejsce i termin składania ofert - kancelaria ogólna Starostwa do godz. 13°° dnia 25 kwietnia 2003 roku, miejsce i termin otwarcia ofert - w siedzibie Starostwa o godz. 1330 w dniu 25 kwietnia 2003 roku w siedzibie Starostwa (pokój nr 307), pracowników upoważnionych do kontaktów z oferentami oraz warunki stawiane oferentom (m. in.: posiadanie uprawnień zawodowych do wykonywania samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji i kartografii). Ponadto podano, że jedynym kryterium wyboru ofert będzie najniższa cena wykonania zamówienia. Ogłoszenie to wywieszono na tablicy ogłoszeń Starostwa i zamieszczono na strome internetowej powiatu kolneńskiego,

- do Starostwa wpłynęły cztery oferty wykazane w poniższym zestawieniu:

Lp	Nazwa Oferenta	Data Złożenia Oferty	Oferowana Cena brutto w zł	Wybrany Oferent
l	Usługi Geodezyjne Krzysztof Dmochowski Łomża ul. Mazowiecka 2/26	25.04.2003r godz800	12.840,00	Wybrano oferenta nrl Usługi Geodezyjne Krzysztof Dmochowski
2	GEOUSŁUGI Sławomir Obrycia Komo ul. Klonowa 21	25.04.2003r godz 1245	32.100,00
3	Przedsiębiorstwo Usług Geodezyjnych TERRA Kolno uL 11 Listopada 13	25.04.2003r godzl245	29.280,00
4	Przedsiębiorstwo Usług Geodezyjnych GEOKART ŁOMŻYŃSKI Łomża ul. Legionów 7c	25.04.2003r godz 1245	34.282,00

 

- w dniu 25 kwietnia 2003 roku, trzyosobowa komisja (powołana przez starostę) dokonała otwarcia ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty. Wybrano ofertę złożoną przez firmę Usługi Geodezyjne Krzysztof Dmochowski - Łomża ul. Mazowiecka 2/26, która zaproponowała najniższą cenę w kwocie 12.840 zł brutto. Z postępowania przetargowego sporządzono dwustronicowy protokół, w którym - oprócz przedmiotu zamówienia i wyszczególnienia podstawowych informacji o oferentach i przeprowadzonym przetargu zawarto m. in. uzasadnienie wyboru ww. oferenta, w którym wskazano, że zaoferował najniższą cenę i tym samym został zwycięzcą przetargu;

- w dniu 5 maja 2003 roku Starostwo, reprezentowane przez starostę p. Stanisława Wiszowatego, zawarto umowę, z firmą Usługi Geodezyjne Krzysztof Dmochowski w Łomży, reprezentowaną przez ww. właściciela, na wykonanie prac będących przedmiotem przetargu. W umowie tej określono m. in.: wartość zleconych prac - 12-840 zł, termin wykonania — do 30 listopada 2003 roku, wysokość kar umownych za nieterminowe wykonanie zamówienia, tj. 1% wartości zamówienia za każdy dzień zwłoki w wykonaniu zlecenia. Prace zakończono i odebrano w terminie,

- w dniu 28 października 2003 roku podpisano aneks do ww. umowy, zmieniający jej warunki w części dotyczącej zwiększenia zakresu przedmiotu umowy i wynagrodzenia. Zakres prac zwiększono o kontrolę informatyczną 31 arkuszy wektorowych map ewidencji gruntów i ty samym zwiększono 1.380 zł wynagrodzenia do łącznej kwoty 14.220 zł. Kwotę 1.380 zł wyliczono na podstawie przeciętnego kosztu kontroli jednego arkusza mapy, który wyniósł 41,3 5 zł. (Akta kontroli, str. 249 - 257).

        Pozostałe dwa zamówienia publiczne na wykonanie dokumentacji geodezyjno-kartograficznej aktualizującej zasięgi i oznaczenia terenów zabudowanych i zurbanizowanych za kwotę 33.840,00 zł i sporządzenia klasyfikacji gruntów zadrzewionych i zakrzewionych za kwotę 28.480,00 zł - zlecono w trybie zapytania o cenę wg zasad określonych w art. 68 i 69 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych W każdym przypadku wysłano do potencjalnych oferentów pisemne zapytania o cenę wykonania zamówienia, a po otrzymaniu ofert sporządzono komisyjny protokół z postępowania przetargowego-Szczegółowe dane dotyczące złożonych ofert i dokonanych wyborów zestawiono w poniższej tabeli:

Lp	Nazwa Oferenta	Termin Złożenia Oferty	Data Złożenia Oferty	Proponowana cena brutto w zł	Nazwa wybranego oferenta
Wykonanie dokumentacji geodezyjno-kartograficznej w zakresie aktualizacji terenów zabudowanych i zurbanizowanych - wartość szacunkowa zamówienia 40.000 zł
l	Usługi Geodezyjne i Wycena Nieruchomości Tadeusz Kmieć Kolno, ul. W.Polsk46f	30.04.2003r godzl230	30.04.2003r godz910	36.000	Wybrano oferenta nr l - Usługi Geodezyjne i Wycena Nieruchomości Tadeusz Kmieć.
2	"GEOMETR" Usługi Geodezjne komo, ul. llListopada 13	30.04.2003 godzl230	30.04.2003r godz 1045	43.100
3	"GEOUSŁUGI" Sławomir Obrycia Komo, ul. Klonowa 21	30.04.2003 godzl230	30.04.2003r godzl225	45.000
Wykonanie aktualizacji zasięgów i klasyfikacji gruntów zadrzewionych i zakrzewionych - wartość szacunkowa zamówienia 30.000 zł
l	Suwalskie Biuro Geodezji i Terenów Rolnych Suwałki ,ul. 23-go Października 20	21.07.2003r godzl200	20.07.2003r	29.820,90	Wybrano oferenta nr2- Podlaskie Biuro Geodezji i Rekultywacji Gruntów w Łomży
2	Podlaskie Bmro Geodezji i Rekultywacji Gruntów w Łomży ul. Kołatają 2/24	21.07.2003r godzl200	21.07.2003r godził00	29728,00
3	Podlaskie Biuro Klasyfikacji i Rekultywacji Gruntów w Białymstoku, ul. Orzeszkowej 32	21.07.2003r godzl200	20.07.2003r	34.373,00
4	Gleboznawcza Klasyfikacja Gruntów i Kartografia Gleb w Suwałkach ul. Klonowa 8/7	21.07.2003r godzl200	20.07.2003r	39.018,00

 

(Akta kontroli, str. 258 - 270.)

        Ponadto oprócz wykazanych powyżej wydatków Funduszu, w 2003 roku Starostwo przeznaczyło 130.000 zł na wykonanie prac polegających na sporządzeniu wektorowych map ewidencji gruntów w liczbie 277 arkuszy dla 143 obrębów powiatu kolneńskiego i przygotowaniu danych graficznych do przekazania ich ARiMR. Środki te (oprócz kwoty 58.385 zł wydatkowanej na ten cel z Funduszu) pochodziły z dotacji celowych otrzymanych od Wojewody Podlaskiego.

Szczegółowe dane dotyczące przeznaczenia ww. dotacji, ich wysokości oraz terminów otrzymania i rozliczenia przedstawiono w poniższym zestawieniu, opracowanym na podstawie dokumentacji księgowej (przelewy i faktury) i dokumentacji rozliczeniowej (umowy, protokoły odbioru robót, protokoły z postępowania przetargowego).

L.p.	Przedmiot dotacji	Kwota	Data
			otrzymania	rozliczenia
l	modernizacja operatu ewidencji gruntów obrębów ewidencyjnych gminy Mały Płock, polegająca na przekształceniu map analogowych (papierowych) do postaci numerycznej	12 930,70	09.07-03	25.06.03
2	modernizacja operatu ewidencji gruntów obrębów ewidencyjnych gminy Turośl, polegająca na pizekształcenm map analogowych do postaci numerycznej	24 205,24	23.09.03	09.09.03
3	modernizacja operatu ewidencji gruntów obrębów ewidencyjnych gminy Grabowe , polegająca na przekształceniu map analogowych do postaci numerycznej	2864,06 258,90 30000,00	10.12.03 28.11.03 28.11.03	25.11.03 28.11.03 25.11.03
4	modernizacja operatu ewidencji gruntów obrębów ewidencyjnych gminy Stawisk!, polegająca na przekształceniu map analogowych do postaci nmneiycznej	30 622,82	28.11.03	25.11.03
5	modernizacja operatu ewidencji gruntów obrębów ewidencyjnych gminy Komo, polegająca na przekształceniu map analogowych do postaci numerycznej	29 118.28	11-12.03	08.12.03
	Razem	130000,00

 

(Akta kontroli, str.271).

Jak wynika z powyższego zestawienia. Starostwo otrzymywało środki finansowe pochodzące z dotacji celowych z budżetu państwa na realizację zadań administracji rządowej z dziedziny geodezji i kartografii, po przedstawieniu rozliczenia sposobu ich wydatkowania. Rozliczenie to polegało na przedłożeniu Podlaskiemu Urzędowi Wojewódzkiemu w Białymstoku pisma informującego o wykonaniu konkretnych prac geodezyjno-kartograficznych, do którego dołączano: kopię faktury potwierdzonej pod względem merytorycznym i formalno -rachunkowym, kopię umowy zawartej z wykonawcą, kopię protokołu z odbioru robót oraz kopię protokołu z postępowania przetargowego. Wszystkie ww. prace zlecono w trybie przetargu nieograniczonego o wartości powyżej 30.000 euro, omówionego na stronach 24 -26 niniejszego protokołu kontroli. Do przedłożonych rozliczeń nie wniesiono żadnych zastrzeżeń i uwag. (Akta kontroli, str.272 - 292).

 

10. Zobowiązania Funduszu w 2003 roku.

Fundusz wszystkie zobowiązania regulował w terminie i tym samym nie posiadał żadnych zobowiązań wymagalnych. Wykazane w tabeli nr ł zobowiązania (niewymagalne) na początku i końcu 2003 roku dotyczyły przelewów redystrybucyjnych za IV kwartał 2002 (l 1.353 zł) i 2003 roku (20.129 zł). Przelewy te były przekazane w wymaganym terminie, tj. do 30 dni po zakończeniu tych kwartałów. (Akta kontroli, str. 215 - 222).

 

11. Zakres działania Funduszu.

Zgodnie z art. 41 ust. 4 ustawy z dnia 17 maja 1989 roku Prawo geodezyjne i kartograficzne oraz § 6 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 listopada 2002 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej FGZGiK, środki Funduszu są przeznaczone na uzupełnienie środków budżetowych niezbędnych na finansowanie zadań związanych z aktualizacją i utrzymywaniem państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego oraz zakup urządzeń i wyposażenie lokali niezbędnych do prowadzenia tego zasobu Jak wykazano w pkt 8 i 9 mniejszego protokołu kontroli, w ramach funkcjonowania Funduszu, realizowano ustawowe zadania Starosty (określone w § 6 pkt l, 4, 9 i 10 ww. rozporządzenia) odnoszące się do wykonania usług związanych z: gromadzeniem, utrzymaniem w gotowości użytkowej, aktualizacją, uzupełnianiem, udostępnianiem i zabezpieczaniem zasobu oraz wyłączaniem zbędnych materiałów z tego zasobu. Usługi te dotyczyły:

Nie realizowano natomiast pozostałych zadań wyszczególnionych w § 6 cytowanego rozporządzenia. I tak dotychczas:

- nie rozpoczęto prac związanych z założeniem geodezyjnej (komputerowej) ewidencji sieci uzbrojenia terenu. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 2 kwietnia 2001 roku w sprawie geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu (...) (Dz. U. Nr 38, póz. 455) termin zakończenia tych prac upływa z dniem 31 grudnia 2007 roku,

- nie rozpoczęto prac dotyczących założenia ewidencji budynków i lokali- Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 roku w sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz. U. Nr 38, póz. 454), termin zakończenia tych prac mija z dniem 31 grudnia 2005 roku (w przypadku obszarów miejskich) i 31 grudnia 2010 roku w przypadku terenów wiejskich,

- nie wykonano we własnym zakresie oraz nie zlecano wykonania ekspertyzy dotyczącej oceny gospodarowania Funduszem i opracowania stanu zasobu, a także jego potrzeb rozwojowych. Starosta Kolneński, Pan Stanisław Wiszowaty, oświadczył, że nie zachodziła potrzeba zlecenia wykonania takiej ekspertyzy, gdyż zakres działania Funduszu jest stosunkowo nieduży i stały. I tym samym z dużym prawdopodobieństwem można określić jego przyszłe zadania i związane z tym potrzeby. Natomiast prawidłowość gospodarowania Funduszem była przedmiotem kontroli przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku i przez Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego w Białymstoku. Kontrole te nie wykazały istotnych uchybień w tym zakresie;

- nie dokonano bieżącej aktualizacji graficznej, komputerowej bazy danych map ewidencji gruntów. Do zaktualizowania (odnoszącego się do naniesienia zmian w klasyfikacji gruntów zakrzewionych i zadrzewionych oraz oznaczeń i zasięgów konturów budowlanych) pozostało 2.171 działek ewidencyjnych Wymóg ten został określony w art. 7d ustawy z dnia 17 maja 1989 roku Prawo Geodezyjne i Kartograficzne. Starosta Kolneński wyjaśnił, że opóźnienie w wykonaniu ww. prac było spowodowane dużym natłokiem różnych terminowych zadań w IV kwartale 2003 roku. Jednocześnie Pan Stanisław Wiszowaty oświadczył, że zaległości te zostaną usunięte do końca I kw. 2004 roku. (Akta kontroli, str. 198 - 199),

- nie dokonano kontroli terenowej w zakresie zgodności mapy ewidencyjnej z faktycznym stanem użytkowania gruntów. Wymóg ten określono w § 54 ust. l pkt 2 i ust. 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 roku w sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz. U. Nr 38, póz. 454). Starosta Kolneński wyjaśnił, że prace te nie były realizowane przez poprzednie organy prowadzące ewidencję gruntów (urzędy rejonowe i urzędy gmin) i tym samym powstały w tym zakresie duże zaległości - niemożliwe do usunięcia w krótkim czasie. Jednocześnie Pan Stanisław Wiszowaty oświadczył, że kontrole te - począwszy od II kwartału 2004 roku będą sukcesywnie realizowane. Z uwagi na dużą czasochłonność tych kontroli, planujemy w 2004 roku zakończyć je na obszarze dwóch gmin (Mały Płock i Grabowe), a na pozostałych trzech gminach wiejskich i na terenie miasta Kolna w dwóch następnych latach. (Akta kontroli, str. 198 - 199),

- nie dokonano naprawy uszkodzonych (pęknięcia, rozdarcia i postrzępione brzegi map) 212 pierworysów map scaleniowych z lat trzydziestych i 117 pierworysów map ewidencyjnych z lat sześćdziesiątych ubiegłego wieku. Starosta Kolneński wyjaśnił, że dotychczas nie dokonano niezbędnych napraw tych map, ponieważ przeprowadzenie tych czynności we własnym zakresie jest praktycznie nie możliwe, a na terenie powiatu nie ma zakładu introligatorskiego, który podjąłby się wykonania tego zadania. Ponadto starosta oświadczył, że podejmie działania zmierzające do przeprowadzenia konserwacji uszkodzonych map. (Akta kontroli, str. 198 — 199).

 

12. Proporcje podziału wydatków między zadania określone w ustawie z dnia 17 maja 1989 roku Prawo geodezyjne i kartograficzne.

 

Jak wykazano w pkt. 9 niniejszego protokołu kontroli wydatki Funduszu w 2003 roku wyniosły ogółem 222.771 zł, z tego:

- 58.385,28 zł, tj. 26,2% ogółu wydatków przeznaczono na sporządzenie wektorowych map ewidencji gruntów, w tym lasów państwowych,

- 33.840 zł, tj. 15,2% wydatkowano na wykonanie dokumentacji geodezyjno-kartograficznej aktualizującej zasięgi i oznaczenia terenów zabudowanych i zurbanizowanych,

- 28.480 zł, tj. 12,8% wydatkowano na wykonanie klasyfikacji gruntów zadrzewionych i zakrzewionych,

- 14.220 zł, tj. 6,4% wydatkowano na przeprowadzenie kontroli terenowej i informatycznej poprawności sporządzenia map wektorowych ewidencji gruntów,

- 3.200 zł, tj. 1,4% wydatkowano na pokrycie kosztów zlecenia (w zastępstwie chorego pracownika) dotyczącego wykonania prac związanych z: gromadzeniem, utrzymywaniem w gotowości użytkowej, aktualizacją, uzupełnianiem, udostępnianiem oraz zabezpieczaniem zasobu, a także wyłączaniem materiałów z zasobu,

- 2.500 zł, tj. 1,1% wydatkowano na wykonanie prac związanych z pomiarem granic i sporządzeniem dokumentacji geodezyjno-kartograficznej, niezbędnej do ujawnienia brakujących działek w ewidencji gruntów,

- 11.463,98 zł, tj. 5,1% wydatkowano na zakup materiałów i wyposażenia PODGiK (papier kserograficzny, tusz do drukarek, teczki kartonowe, materiały budowlane do remontu pomieszczenia PODGiK),

- 6.851,41 zł, tj. 3,1% wydatkowano na zakup sprzętu i wyposażenia informatycznego (szafa serwerowa, drukarka, dwa zasilacze),

- 6-603,78 zł, tj. 3,0% wydatkowano na zakup oprogramowania i licencji do prowadzenia ewidencji gruntów i budynków oraz mapy numerycznej,

- 2.118,48 zł, tj. 0,95% wydatkowano na naprawę, konserwację i przegląd sprzętu informatycznego,

- 4-280,00 zł, tj. 1,9% wydatkowano na remont i adaptację pomieszczenia PODGiK,

- 2.550,13 zł, tj. 1,1% wydatkowano na opłacenie przesyłek pocztowych, ogłoszeń w prasie o przetargach oraz prowizji bankowych,

Wykazane powyżej wszystkie wydatki Funduszu w 2003 roku wynikały z dyspozycji zawartej w art. 41 ust. 4 ustawy z dnia 17 maja 1989 roku Prawo geodezyjne i kartograficzne oraz w § 6 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 listopada 2002 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej FGZGiK.

 

13. Efektywność wykorzystania środków Funduszu.

 

W 2003 roku ze środków Funduszu na wydatki własne (bez przelewów redystrybucyjnych) przeznaczono 174.593 zł, z tego: 145.584 zł na zadania związane z: gromadzeniem, utrzymaniem w gotowości użytkowej, aktualizacją, uzupełnianiem, udostępnianiem i zabezpieczaniem zasobu oraz wyłączaniem zbędnych materiałów z tego zasobu, a także 15.573 zł na zakup sprzętu i wyposażenia informatycznego, oprogramowania i licencji do prowadzenia komputerowej ewidencji gruntów i budynków oraz na naprawę, konserwację i przegląd tego sprzętu. Wydatki te umożliwiły uzyskanie przychodów własnych w łącznej wysokości 240.906 zł, tj. 138% kwoty poniesionych wydatków własnych. Realizowane przez PODGiK zadania w zakresie bieżącej obsługi osób i podmiotów korzystających z powiatowego zasobu zrealizowano w pełnym zakresie - wynikającym z aktualnych potrzeb . Do Starostwa nie wpłynęły żadne skargi i zażalenia odnoszące się do prawidłowości funkcjonowania zasobu. Ponadto przeprowadzono (za kwotę 4.280 zł) modernizację i adaptację lokalu przeznaczonego do prowadzenia zasobu, polegającą na wymianie okna i posadzki, otynkowaniu i pomalowaniu ścian oraz wymianie drzwi.

Nie rozpoczęto natomiast prac związanych z założeniem geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu oraz prac dotyczących ewidencji budynków i lokali. Ponadto nie dokonano bieżącej aktualizacji funkcjonującej w zasobie numerycznej bazy danych map ewidencji gruntów. Nie przeprowadzono także kontroli terenowej w zakresie zgodności mapy ewidencyjnej z faktycznym stanem użytkowania gruntów.

Tematykę tę szczegółowo opisano w pkt. 9 i 11 niniejszego protokołu.

Środki będące w dyspozycji Funduszu w 2003 roku w wysokości 429.132 zł, wykorzystano w 52% (222.771 zł). Na koniec 2003 roku pozostało do wykorzystania 206.361 zł, tj. ponad siedmiokrotnie więcej niż planowano. Tematykę planowania środków Funduszu omówiono w pkt. 4 niniejszego protokołu kontroli. W projekcie planu finansowego Funduszu na 2004 rok, sporządzonym w dniu 17 lipca 2003 roku zaplanowano większe wykorzystanie środków Funduszu. Przewidziano bowiem wydatki w wysokości 285.000 zł (przy przychodach w kwocie 205.000 zł), z czego: na wydatki inwestycyjne i remontowe zaplanowano 20.000 zł, a na utrzymanie zasobu - 235.000 zł. Stan środków Funduszu na koniec 2004 roku zaplanowano w wysokości 32.000 zł, tj, ponad sześciokrotnie mniej niż na koniec 2003 roku. (Akta kontroli, str. 293 - 294).

14. Prawidłowość sporządzania sprawozdań z wykonania planu finansowego Funduszu w 2003 roku.

 

Zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, póz. 279) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 lipca 2003 roku (Dz. U. Nr 125, póz. 8230), zmieniającego ww. rozporządzenie, sprawozdanie Rb-33 z wykonania planów finansowych funduszy celowych nie posiadających osobowości prawnej za I półrocze 2003 roku należało sporządzić do 10 lipca 2003 roku, a do 25 lipca przekazać Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Białymstoku (RIO). Natomiast sprawozdanie roczne należało sporządzić do 31 stycznia 2004 roku oraz przekazać do RIO do 28 lutego 2004 roku.

        W dniu 15 lipca 2003 roku sporządzono sprawozdanie Rb-33 za I półrocze. W sprawozdaniu tym wyszczególniono m. in.:

- plan rocznych przychodów (197.000 zł) i kosztów (347.400 zł),

- uzyskane przychody w I półroczu (88.303 zł) i poniesione koszty (23.232 zł),

- stan należności na dzień 30 czerwca 2003 roku (10.522 zł) z tytułu nieopłaconych faktur za wykonane usługi geodezyjno-kartograficzne,

- stan zobowiązań na ww. dzień (8.910 zł) z tytułu odpisu na Centralny i Wojewódzki Fundusz Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym, który przekazano 3 lipca 2003 roku, stan środków pieniężnych na koncie bankowym (241.685 zł),

- stan środków obrotowych netto (po dodaniu do kwoty 241.685 zł należności i odjęciu zobowiązań) na koniec I półrocza 2003 roku (243.297 zł), Sprawozdanie to przesłano do RIO w dniu 29 lipca 2003 roku. Starosta Kolneński, Pan Stanisław Wiszowaty, wyjaśnił, że “niewielkie opóźnienie w sporządzeniu i przekazaniu sprawozdania Rb-33 za I półrocze 2003 roku było spowodowane zmianą oprogramowania do sporządzenia sprawozdawczości - wynikłą w związku ze zmianą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 lipca 2003 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Niezbędne oprogramowanie otrzymaliśmy dopiero 29 lipca 2003 roku i tego samego dnia przeniesiono dane ze starego druku sprawozdania na nowy." (Akta kontroli, str. 198 -199).

        W dniu 12 stycznia 2004 roku sporządzono roczne sprawozdanie Rb-33 za 2003 rok. W sprawozdaniu tym wyszczególniono m. in.:

- plan rocznych przychodów (190.000 zł) i kosztów (256.000 zł),

- uzyskane przychody w 2003 roku (250.906 zł) i poniesione koszty (222.771 zł)

- stan należności na dzień 31 grudnia 2003 roku (4.370 zł) z tytułu nieopłaconych faktur za wykonane usługi geodezyjno-kartograficzne,

- stan zobowiązań na ww. dzień (20.129 zł) z tytułu odpisu na Centralny i Wojewódzki Fundusz Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym, który przekazano 12 stycznia 2004 roku,

- stan środków pieniężnych na koncie bankowym (222.120 zł),

- stan środków obrotowych netto na koniec 2003 roku (206.361zł).

Sprawozdanie to złożono do RIO 24 lutego 2004 roku., tj. 4 dni przed ostatecznym terminem.

(Akta kontroli, str. 202 - 207).

Wykazane w tych sprawozdaniach wartości są zgodne z prowadzoną ewidencją księgową.

I tak:

- uzyskane w I półroczu 2003 roku przychody w wysokości 88.303 zł i za cały rok w wysokości 250.906 zł mają potwierdzenie w analitycznym zestawieniu obrotów i sald na koniec czerwca i grudnia 2003 roku oraz w księdze pomocniczej dla konta 853 (po odjęciu kwoty bilansu otwarcia w wysokości 178.225,84 zł),

- poniesione koszty w I półroczu 2003 roku w wysokości 23.232 zł i za cały rok w wysokości 222.771 zł maj ą potwierdzenie ww. księgach rachunkowych,

- wykazane należności na dzień 30 czerwca 2003 roku w kwocie 10.522 zł i na dzień 31 grudnia 2003 roku w kwocie 4.370 zł mają potwierdzenie w syntetycznym zestawieniu obrotów i sald sporządzonym na koniec czerwca i grudnia 2003 roku,

- wykazane zobowiązania (niewymagalne - dot. przelewów redystrybucyjnych) na koniec I półrocza 2003 roku w wysokości 8.910 zł i na koniec roku w wysokości 20.129 zł mają potwierdzenie ww. zestawieniu obrotów i sald,

- stan środków finansowych na koncie bankowym na dzień 30 czerwca (241.685 zł) i 31 grudnia 2003 roku (222.120 zł) ma także potwierdzenie w syntetycznym zestawieniu obrotów i sald sporządzonym na koniec czerwca i grudnia 2003 roku.

(Akta kontroli, str.103 - 137 i 152 - 153 ).

14.1 Zgodnie z załącznikiem nr 4 do ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej, sprawozdanie Rb - Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń należało sporządzić do 10 dnia następnego miesiąca po upływie kwartału, a do 25 dnia przekazać Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Białymstoku (RIO). Natomiast sprawozdanie roczne należało sporządzić do 31 stycznia 2004 roku oraz przekazać do RIO do 28 lutego 2004 roku. Sprawozdania te sporządzano, a następnie przekazano do RIO w następujących terminach:

- za I kwartał 2003 roku sporządzono w dniu 10 kwietnia i przekazano 25 kwietnia 2003 r,

 

- za II kwartał sporządzono w dniu 15 lipca i przekazano 29 lipca 2003 roku

- za III kwartał sporządzono w dniu 10 października i przekazano 25 października 2003 r.,

- za cały 2003 rok sporządzono w dniu 30 stycznia 2004 roku., a przekazano 24 lutego 2004 roku.

W każdym z ww. sprawozdań wykazano zerowy stan zobowiązań wymagalnych Funduszu -co ma odzwierciedlenie w zestawieniu obrotów i sald konta 201. Fundusz w 2003 roku nie posiadał żadnych wymagalnych zobowiązań. Jedynymi zobowiązaniami były odpisy (przelewy redystrybucyjne) na Centralny i Wojewódzki FGZGiK, które regulowano w wymaganym terminie - co wykazano w pkt. 9 niniejszego protokołu. (Akta kontroli, str. 297 - 308).

        Poprzez zamieszczenie w protokole kontroli niżej wymienionych pouczeń. Kontroler informuje Pana Starostę o przysługującym mu prawie:

Kolno, dnia 18 marca 2004 roku